Peppol est le système qui permet aux entreprises de différents pays d'échanger des documents de transport et des factures électroniques de manière standardisée et sécurisée via un réseau certifié.

Né comme un projet de la Commission Européenne pour faciliter les procédures d'e-procurement transnationales, Peppol est aujourd'hui répandu dans le monde entier. Son infrastructure comprend un réseau, des spécifications techniques d'interopérabilité et un ensemble d'accords qui régissent l'utilisation du système.

Peppol AgID: qu'est-ce que c'est?

Peppol est l'acronyme de Pan-European Public Procurement On-Line. Il s'agit d'un projet lancé en 2008 dans le but de simplifier le commerce entre les pays européens, mais qui au fil des années a acquis un rôle global en ce qui concerne l'échange de documents commerciaux électroniques entre les pays.

Il ne s'agit pas d'une plateforme pour la transmission de documents, mais d'un réseau qui relie les différentes plateformes existantes à cet effet : en substance, tous les fournisseurs de services respectant les normes Peppol peuvent utiliser l'infrastructure réseau pour se connecter avec d'autres prestataires de services.

En se connectant à Peppol, il est possible d'échanger des documents commerciaux et des factures électroniques avec des prestataires du monde entier : la seule condition essentielle est que les deux parties impliquées dans l'envoi et la réception soient habilitées Peppol.

La gouvernance du système est confiée à l'organisation OpenPEPPOL, qui s'occupe de gérer les composants centraux de l'infrastructure (c'est-à-dire le réseau eDelivery, les spécifications pour l'interopérabilité et les accords régissant son utilisation).

À un niveau périphérique, le réseau est contrôlé par les différentes autorités Peppol nationales. En Italie, ce rôle est assuré par l'AgID (Agence pour l'Italie numérique), qui, entre autres, a pour mission d'accréditer les différents fournisseurs de points d'accès Peppol.

Comment fonctionne le système Peppol?

Si une entité souhaite s'accréditer sur le réseau Peppol, la première chose à faire est de choisir un intermédiaire accrédité, qui servira de point d'accès pour communiquer avec les autres nœuds du réseau.

L'intermédiaire fournira un Participant ID Peppol, qui constitue l'adresse électronique unique de l'entité au sein du réseau.

Le système utilise un modèle à quatre coins: dans ce schéma, les deux premiers coins sont constitués de l'expéditeur et du destinataire, et les deux autres sont les points d'accès respectifs, qui mettent en relation les deux utilisateurs. Ce modèle a permis de surmonter l'ancien système « à trois coins », qui empêchait le fonctionnement des réseaux d'e-procurement lorsque le fournisseur et le client avaient des prestataires différents.

Lorsqu'un utilisateur envoie une facture électronique Peppol, le point d'accès de l'expéditeur effectue une recherche (look-up) pour localiser le point d'accès récepteur. Cela est rendu possible par le Service Metadata Publisher (SMP), le nœud qui permet d'identifier le point d'accès où le destinataire est enregistré et de vérifier sa disponibilité pour recevoir le document.

La transmission des commandes électroniques au niveau international implique également le Système de Échange de l'Agence des Revenus, qui se charge ensuite de recevoir, traduire et livrer les documents électroniques reçus selon la norme Peppol vers et depuis les utilisateurs italiens.

Peppol facturation électronique: le Participant ID

Lorsque les communications se font via le réseau Peppol, l'expéditeur et le destinataire sont identifiés par les Participant ID fournis par le prestataire de services.

Pour les entreprises italiennes, les IDs suivent les codifications suivantes:

- 0211:ITpartitaIVA
- 1210:CodiceFiscale
- 0201:CodiceIPA (pour les administrations publiques)

Pour envoyer des factures électroniques à l'étranger via Peppol, il ne suffit pas d'être enregistré sur le réseau international, il est également nécessaire que les documents de facturation portent le Participant ID.

Tous les ordres reçus via Peppol (mais c'est le même pour d'autres systèmes comme le NSO) doivent en effet contenir la triple identification, c'est-à-dire : l'identifiant du document, la date d'émission du document et l'Endpoint ID, c'est-à-dire l'ID de l'expéditeur.

Peppol: avantages et perspectives

Conçu à l'origine comme un projet européen, Peppol s'est rapidement révélé être une ressource de grand succès, au point que plusieurs pays ont décidé de commencer à l'utiliser : Singapour et le Japon ont été les premiers pays hors UE à devenir des autorités Peppol, suivis par l'Australie, la Nouvelle-Zélande et la Malaisie.

Le cadre d'interopérabilité Peppol est en effet une sorte de « langage partagé » grâce auquel les entreprises privées et les organismes publics de différents pays peuvent entrer en contact en échangeant tout type de document commercial de manière sécurisée et certifiée.

De plus, l'adhésion à la norme permet d'automatiser les processus manuels de facturation et de recherche dans les documents d'entreprise, réduisant ainsi les coûts et les possibilités d'erreur.

Le fait que tout prestataire puisse rejoindre le réseau constitue un énorme avantage pour les entreprises et les organismes publics, qui peuvent choisir le fournisseur le mieux adapté à leurs besoins parmi les dizaines de prestataires certifiés par l'AgID.

Principalement utilisé pour la facturation électronique, l'infrastructure Peppol peut potentiellement gérer d'autres types de documents : selon Open PEPPOL, le système pourra à l'avenir être utilisé, entre autres, pour la normalisation de la logistique et pour gérer l'échange d'informations entre le secteur public, les citoyens et les entreprises.